Handshakes: así funciona la colaboración entre Squads

La organización en Squads rompe con la estructura tradicional de las organizaciones. Se acabaron los silos. Pero tampoco se trata de levantar nuevas murallas interiores. Por eso en re.set hablamos mucho de handshakes. La fórmula para que los Squads colaboren entre ellos e intercambien ordenadamente sus recursos.

“Necesitamos a Iván, vuestro diseñador, y a Deborah, la analista de datos, para las próximas cinco semanas. Es para la presentación del PERTE. Serán unas 12 horas a la semana. ¿Cómo lo veis?”. Correos electrónicos como este son habituales en una empresa organizada por Squads. Los Squads, como sabéis, son parte de la nueva forma de trabajar por iniciativas y objetivos del Business Agility. La colaboración ágil entre equipos, a través de handshakes, es totalmente compatible con la nueva estructura horizontal.   

Es un win win donde todos ganan. Si no se produce ese balance, y la sensación interna es que unos Squads fagocitan a otros, es que no lo estamos haciendo bien.

En este artículo te ofrecemos algunas claves para un óptimo funcionamiento de los handshakes, las colaboraciones cruzadas entre Squads.

• Medir: La medición del tiempo y de las tareas a través de herramientas específicas es una condición innegociable en una Metodología Agile. Lo que no se mide, no avanza. A la hora de aceptar o rechazar un handshake esa medición es fundamental. Un “no” a otro Squad solo se entiende si la cesión es materialmente imposible y pone en peligro la consecución de los objetivos del equipo. Por eso tampoco es saludable que las iniciativas cubran siempre el 100% del tiempo disponible.
• Integrar: Los Squads son en esencia multidisciplinares. Eso no quiere decir que sean una suma de especialidades incompatibles entre sí. En los equipos debe haber siempre perfiles multidisciplinares, es decir, capaces de asumir tareas de otras especialidades. Bien porque tengan esa capacidad nativa o porque durante el crecimiento del equipo la vayan adquiriendo. Como explicábamos hace tiempo en el artículo Los Squads como escuelas de aprendizaje.
• Sustituir: Los equipos deben ser lo suficientemente autónomos como para sustituir provisionalmente a los empleados “prestados” a otros equipos, que causen baja o que simplemente disfruten de vacaciones. Esos imponderables deben formar parte del diseño de los OKRs. Hablamos de sustituir personas no solo internamente, sino que los equipos, de forma autónoma, puedan plantearse contratar y subcontratar para cumplir sus objetivos.
• Planificar: La justificación razonada de un “sí” o un “no” a una colaboración, como hemos dicho, se basa en datos, no en prejuicios ni en una mal entendida competitividad. Los porcentajes razonables de handshakes en una estructura Agile no deben superar, por lógica, el 25%. Si reiteradamente, en los sucesivos sprints, superan esa cifra, denotan una deficiente composición de los equipos, que habrá que solucionar. No olvidemos nunca que la metodología se basa en la flexibilidad.
• Competir con sentido: En una cultura de silos se potencia la competencia entre departamentos, en detrimento de los objetivos generales de la empresa. Una cultura que no debe repetirse con la metodología Agile. Todos los equipos, cada uno con sus objetivos propios, se dirigen al mismo fin. Es la Dirección la que marcará si los objetivos cambian y si hay que recomponer los equipos. Los objetivos de otro Squad son también míos: todo remamos en la misma dirección.   
• Evaluar: El equipo, tras la finalización del handshake, debe saber si ha valido la pena ese intercambio, cómo ha contribuido al negocio y qué desempeño han tenido las personas implicadas. Ese reporte debe formar parte del gemba. Si hacemos cross-team y luego no se evalúa, sonará más a una cadena de favores que a un sistema ordenado y transparente. 

El trabajo en Squads es la mejor garantía para innovar y orientar a los objetivos de negocio de una organización. ¿Por qué? Porque como empresa puedes hacer pivotar y reorganizar toda la estructura en un tiempo récord. Dejas de tener departamentos monolíticos y cerrados y avanzar con equipos flexibles, colaborativos y capaces de disolverse y formar otros nuevos.

Como decía Álvaro Cabrera en una reciente MasterClass en Deusto Emprende, “si tienes este sistema puedes reorganizar la empresa en dos semanas y que al día siguiente todo el mundo trabaje de la misma forma. Porque los Squads han interiorizado las mismas rutinas y el trabajo por objetivos. Es una ventaja competitiva: un modelo organizativo supeflexible y fácil de adaptar a los cambios”.