Ladrones de tiempo.

 El tiempo es un recurso realmente valioso para cualquier organización, pero tiene la particularidad de ser un recurso finito, una vez se gasta no se puede recuperar, comprar ni crear. Ya lo anticipó el poeta Virgilio “fugit irreparabile tempus” (huye irreparablemente el tiempo). 

 La gestión adecuada del tiempo es fundamental para ser ágiles y potenciar la eficiencia y el logro de los objetivos en los plazos marcados. Sin embargo hay una serie de hábitos, que incluimos muchas veces de modo inconsciente, que nos hacen perder el tiempo, reduciendo la productividad y eficiencia, son los “Time wasters” o “Ladrones de tiempo”. 

En este artículo os compartiremos algunos de los Time Wasters más comunes en el ámbito laboral. 

 El tiempo es dinero. 

 El tiempo es dinero es una de las frases de Benjamin Franklin que más se ha usado en el ámbito laboral. Antes de pasar a identificar a los ladrones de tiempo, hagamos un pequeño apunte de su importancia para las organizaciones: 

• Es un recurso finito. 
• Cuanto más eficientemente se utilice, mayor será la productividad y, por lo tanto, el rendimiento de la organización. 
• El tiempo es un factor crítico para responder rápidamente a las demandas cambiantes del mercado y satisfacer las necesidades de los clientes. 

• Las empresas que pueden acelerar el ciclo de desarrollo pueden llegar al mercado antes y  adelantarse a la competencia para captar nuevas oportunidades. 
• Una mala gestión del tiempo afecta directamente al incremento de costos laborales (horas extra, equipos de apoyo, etc.) 
• Afecta a la vida personal ya que muchas veces resulta en horas extras de trabajo que se restan del ocio y descanso, lo que puede acabar desembocando en un “burnout”. 

Identifica a los ladrones de tiempo. Un robo invisible con consecuencias muy notorias. 

 Distracciones, el vídeo de tik tok que se ha hecho viral, reuniones infinitas, documentos que no encuentras… Hay muchos Time Wasters que reducen nuestra eficiencia, disminuyen la concentración y dan lugar a días en los que uno tienen la sensación de no haber avanzado nada pese a haber pasado ocho horas trabajando. Veamos algunos de los Time Wasters más habituales en el ámbito laboral: 

1- Reuniones prolongadas e innecesarias. 

La mayoría de los trabajadores consideran que más de la mitad de las reuniones a las que les convocan podrían haberse resuelto de modo digital, o se les invitó a asistir cuando realmente no era necesario. Tengámoslo claro, no siempre es necesario reunirse. 

En nuestra Metodología Agile hay una serie de encuentros determinados con una duración, objeto y participantes definidos. Ese es el truco para que una reunión sea eficiente y no una pérdida de tiempo: han de tener un objetivo claro, han de estar presentes las figuras necesarias y deben completarse en un periodo determinado.  

Este es uno de los mayores ladrones de tiempo del ámbito laboral. Si quieres que tus reuniones sean ágiles y efectivas, te recomendamos nuestro artículo” Meeting madness” en el que compartimos las claves para ello. 

2- No marcarse objetivos. 

 Trabajar sin tener claro cuál es el objetivo a lograr puede dar lugar a un comportamiento errático donde se comienzan tareas que nunca llegan a completarse. Un sistema en el que se identifiquen las tareas asociadas a unos objetivos concretos, es la solución para evitar perder el tiempo o “trabajar para cubrir las horas”. 

Para no navegar a la deriva, recomendamos el uso de OKR’s, un mapa que pone a las empresas y a los equipos en una misma ruta, priorizando las tareas que llevan a su consecución y pudiendo medir el progreso de cada uno de ellos. 

3- Multitasking. 

 El multitasking se ha ido imponiendo en todos nuestros ámbitos convirtiéndose casi en un estilo de vida; afecta a nuestro ocio, nuestras relaciones y por supuesto al ámbito laboral. 

 Sus consecuencias son nefastas para nuestra productividad, ya que ese cambio constante en el foco impacta directamente en nuestra capacidad de retención y concentración. Hay una pérdida de un 20% del tiempo dedicado al cambio de tareas que podría solucionarse centrándose en completar una antes de pasar a la siguiente.  

 El cambio de contexto constante conlleva un desgaste que produce fatiga mental y falta de concentración. El multitasking sería uno de los más grandes ladrones de tiempo que tenemos que combatir.  

4- Las Redes Sociales. 

 ¿Eres de los que tiene notificaciones en el teléfono cada vez que alguien publica, comenta, responde o da like a tus publicaciones? Las redes sociales son otro de los más significativos ladrones de nuestro tiempo. Miramos de media 150 veces nuestros teléfonos a lo largo del día y una gran parte de esas veces es para responder mensajes y entrar en las redes sociales. 

 Según el panel Tomi Ahonen Almanac, difundido por la división de marketing de Oracle no podemos estar más de 6 minutos alejados de nuestros teléfonos.  

 ¿De verdad es tan importante saber que está comiendo o dónde ha pasado la tarde uno de nuestros contactos? Seguro que podemos esperar a tener un descanso para ponernos al día.  

5- Sobrecarga de mails. 

 Seguro que te suena este escenario: empiezas tu jornada laboral o vuelves de vacaciones y te ves sepultado bajo con una montaña de correos electrónicos, que muchas veces son redundantes o incluso innecesarios. 

 No seamos parte de esta cadena, la solución es mandar solo aquellos que sean necesarios, estructurarlos del modo más claro posible, recopilando toda la información en uno para no tener que crear largos hilos, y poniendo en copia solo a quienes de verdad han de recibir esa información. 

6- No delegar. 

 Si te ves en la constante necesidad de revisar el trabajo de tus empleados, algo va mal. En un entorno ágil se ha de confiar en el trabajo de unos equipos empoderados que tienen autonomía para tomar decisiones. Para poder valorar la consecución de los objetivos existe toda una metodología con la que podrás tener el control, pero delegando responsabilidades y permitiendo que los Squads se sientan empoderados y capaces. Es sin duda una gran pérdida de tiempo que además afecta a la confianza y autonomía de los trabajadores.  

7- Desorganización. 

 Esto afecta a muchos niveles, si no hay un modo de trabajar consensuado y cada persona lo hace “a su manera” desde luego habrá una gran pérdida de tiempo hasta que las personas se entiendan. Por el contrario, si una organización abraza una metodología que sirve de guía a todas las personas, el trabajo se realizará de forma fluida y organizada.  

A nivel personal también es muy importante tener una organización que nos permita, por ejemplo, encontrar los documentos sin pasar media hora abriendo carpetas, tan sencillo como nombrarlos de modo que sea fácil identificarlos, organizarlos con sentido y tratar de evitar la confusión que conlleva duplicar archivos sin saber cuál es la última versión. 

 No hace falta ser Marie Kondo, pero no está mal aprender un poco de su orden. 

 En nuestra metodología Agile Management System enseñamos a los equipos y a las organizaciones a trabajar mejor, gracias a un método ordenado con objetivos claros, equipos empoderados y mucha transparencia. ¿Quieres empezar a aprovechar mejor tu tiempo? No lo apuntes en esa lista de tareas que siempre postpones y llámanos ahora.