Meeting madness: De la reunionitis a encuentros realmente efectivos.

Llegas a la oficina para una reunión a primera hora y desde ese momento vas enlazando unas con otras hasta ocupar un 80% de tu jornada. ¿Te suena ese escenario? Si es así, estás inmerso en el “meeting madness”.Muchas personas están sobrepasadas por la cantidad de reuniones que tienen al día, lo cual les lleva a realizar el trabajo fuera de su horario y siempre con la sensación de dejar cosas pendientes. Lo que es más: las reuniones suelen estar mal programadas, mal organizadas o ambas cosas.

En una organización Agile el tiempo bien aprovechado es fundamental para conseguir los objetivos establecidos. Os damos algunas claves para minimizar la cantidad y aprovechar al máximo las reuniones.

Reuniones en la metodología Agile: las ceremonias que facilitan el control de los procesos.

Si alguno ha torcido el gesto pensando en las diferentes ceremonias que se dan en torno a la Metodología Agile, hemos de puntualizar que éstas son necesarias, siempre y cuando tengan un objetivo claro, una duración preestablecida y unas conclusiones; esto es precisamente lo que persiguen los encuentros Agile.

También hemos de puntualizar que si no se tienen en cuenta una serie de consejos, al final se acaba volviendo al hábito de reunirse para “estar juntos” y hablar sobre cualquier otro asunto que no estuviera previsto, perdiendo el foco y el sentido de la reunión.

Para que haya una mejora real y se consigan reuniones eficientes, hace falta un cambio sistémico profundo, porque las reuniones no son el mal, sino el síntoma; constituyen un perfecto ejemplo de cómo colaboran y realizan su trabajo las personas.

Muchas organizaciones adoptan el tipo de reuniones de la Metodología Agile, como el Daily Meeting o el Sprint Planning, pero sin un cambio real en su modelo de trabajo, por lo que al final es un puro acto de maquillaje. No por ponerles unos atractivos nombres Agile, se convierten automáticamente en Reuniones Agile.

Es indudable que las reuniones propician intercambio de ideas, ayudan a establecer objetivos y el modo de lograrlos, pero sin una definición clara del objeto de la reunión, lo único que se consigue es reducir el tiempo efectivo de trabajo y saturar a las personas. El resultado es que para conseguir tiempo sin interrupciones de cara a realizar tareas que requieren de concentración, los trabajadores acaban llegando antes, marchándose fuera de su horario o incluso poniéndose al día durante los fines de semana.

En la Metodología Agile se establecen una serie de ceremonias con una duración, objeto y participantes determinados. Con estos encuentros se marcan los objetivos a conseguir, se mide el avance de estos, se proponen iniciativas para cumplirlos y se evalúan las dificultades y errores de cara a subsanarlos.

Estas ceremonias celebran hitos y establecen puntos de control, son reuniones que tienen claro su objeto y sirven a la organización para valorar el avance en la consecución de los objetivos.

Consejos para tener reuniones ágiles.

Cuando acompañamos a una organización en su proceso de transformación, siempre sale a la luz un debate: la cantidad de reuniones que son necesarias. Esto no tiene una respuesta sencilla, pero sí les invitamos a hacer este ejercicio antes de crear un nuevo encuentro, más allá de los que conllevan la Metodología Agile, y es que respondan a estas preguntas:

• ¿Esta reunión tiene un objetivo claro?

• ¿Es necesario que asista o puedo delegar en alguien?

• ¿Puede solucionarse digitalizando el trabajo con documentos compartidos?

• ¿Todos los convocados pueden aportar algo y deben estar allí?

 Si ha de celebrarse, entonces tengamos en cuenta estos puntos:

• Time Box: Las reuniones se empiezan y terminan a la hora. Si alguien no ha llegado a tiempo debe ser su responsabilidad recibir la información correspondiente.

• Razón de la reunión: Una reunión no puede ser la excusa para que algunos tengan “su momento de gloria” y otros avancen en su trabajo escondiéndose tras la pantalla del ordenador. Los objetivos de una reunión han de ser: la toma de decisiones o la generación de ideas. Para informar sobre cualquier tema o colaborar en un proyecto se pueden utilizar herramientas digitales que no obliguen a la presencia de todos los stakeholders en un lugar y momento concreto.

• Información Previa: Siempre que se pueda, toda la información necesaria para dicha reunión se tiene que enviar por adelantado, para asegurarse que todos los participantes tienen la misma información de partida y la han leído. Si no es posible al menos debe haber un descriptivo de la reunión en la convocatoria.

• Objetivos de la Reunión: Deben quedar claros por parte del organizador en los primeros 5 minutos del encuentro.

• Participación: Toda aquella persona que esté en la reunión tiene que dar su opinión y participar. No puede haber “espectadores” y “protagonistas absolutos”.

• Next Steps: Los 5 últimos minutos de la reunión son para exponer próximos pasos y asegurarnos de que todos los participantes han entendido sus “deberes”.

Y un último consejo transversal: convoquemos las reuniones a una hora decente. Nada de encuentros a mitad o final de la tarde ni convocatorias sobre la marcha, salvo que se trate de un asunto de verdad urgente. Son las “reuniones a lazo” que tan lejos quedan de la Metodología Agile.

Los ladrones del tiempo de grupo.

Muchas veces el problema no radica tanto en la cantidad de reuniones sino en que ninguna resulta efectiva. Acaban siendo encuentros donde se revisan temas ya tratados y no quedan claros los próximos pasos, por lo que se ve necesaria otra reunión para fijarlos. Se acaba en un absurdo “loop infinito” donde, como si se tratase de un sketch de Monty Pyton, se establecen reuniones para fijar la siguiente reunión.

Todo esto se resuelve con una transformación hacia Metodologías Agile, donde las reuniones forman parte de un flujo que pone en valor el trabajo del día a día, midiendo los resultados de cada una de las acciones e iniciativas.

¿Nos reunimos y te contamos más?