Espacio libre de malos hábitos.

¿Cómo romper con los malos hábitos que nos impiden alcanzar nuestro potencial? En nuestra metodología hablamos de evaluar regularmente nuestro desempeño y el de nuestro equipo. Para ello empleamos cuatro verbos: keep, improve, stop, start. ¡Empezamos!

En las empresas que se han transformado hacia modelos de Business Agility, la revisión de objetivos, tareas e iniciativas está perfectamente calendarizada. Al final del trimestre, por ejemplo, es conveniente no solo replantear los OKRs sino valorar cómo está funcionando el equipo y qué tenemos que cambiar culturalmente para avanzar y no perder el foco en cliente.

Veamos la conjugación de esos 4 verbos:

Keep. Es aquello que mantenemos porque funciona. Son esos hábitos que generan valor. A veces puede parecer una obviedad, pero cuando miramos atrás hay que apuntar siempre en la pizarra -y en nuestra cabeza- aquello de lo que estamos especialmente satisfechos o directamente que pasa de un trimestre a otro. Lo que se mantiene no hay que darlo tácitamente prorrogado, es fruto de una decisión y hay que renovarlo día a día haciéndolo visible. En una empresa o en un proyecto hay cosas que funcionan muy bien. Y las debemos portar con nosotros cuando montamos otro proyecto, empezamos un nuevo trimestre o cambiamos de equipo. Es lo que nos llevamos en la mochila.

Piensa en una entrevista de trabajo. Te preguntarán no solo por qué dejaste tu empresa. Sobre todo, querrán saber qué es eso que haces tan bien y cómo lo has conseguido. Pues hazte esa pregunta cada vez que llega una retrospectiva. 

Preguntas que nos podemos hacer para identificar lo que hay que mantener: 

• ¿Cuáles son las iniciativas que mejor resultado dan?

• ¿A qué no renunciamos como equipo?

• ¿Los clientes consideran esas tareas un must que justifica que nos contraten?

• ¿Qué es eso que funciona siempre, aunque cambiemos de objetivos? 

Improve. El margen de mejora. A los que trabajamos en metodologías Agile es lo que más nos gusta. Porque si algo caracteriza una empresa ágil es la capacidad de dar un salto hacia adelante. La mejora continua es la clave de bóveda de cualquier proyecto empresarial. Repasemos cada día, cada quincena y cada trimestre cómo avanzar en los objetivos y mejorar nosotros mismos como profesionales. Sin flagelarnos, porque no se trata de mirar atrás sino de anticiparnos.

A la hora de mejorar, es importante celebrar los avances, aunque sean pequeños: adoptar hábitos más productivos y “saludables” puede llevar meses, incluso años, por lo que es importante que cualquier paso en la buena dirección lo celebremos. El refuerzo positivo de las nuevas conductas será clave para repetirlas y que se vayan consolidando.

Nos podemos preguntar, por ejemplo, cosas como las que citamos a continuación:

• ¿Hemos dedicado tiempo a auditar nuestras tareas y mejorar su eficiencia?

• ¿Aplicamos los mismos niveles de excelencia a todo lo que hacemos?

• ¿Seguimos usando las mismas herramientas y tecnologías que hace 1 año, que hace 2 años?

• ¿Las nuevas incorporaciones rinden según lo esperado? 

Stop. Vamos a identificar rutinas tóxicas y cosas que no han funcionado: decir STOP y no darle más vueltas. En la película WALLE-E el entrañable robot lleva siglos haciendo lo mismo, hasta que se enamora de EVA y todo cambia. Una de las bendiciones de Business Agility es que ya no se trabaja por inercia y se encierra bajo siete llaves aquello de “Aquí llevamos haciéndolo así toda la vida”. Si una reunión periódica que creíamos necesaria no funciona, si una iniciativa no aporta y solo resta tiempo, si un proyecto no aporta valor a la organización o si una formación es una pérdida de tiempo hay que decirlo y pasar página. Antes, por supuesto, tenemos que analizar por qué y si no había margen de mejora (improve).

• ¿Hay algo que se nos atraviesa continuamente porque en el fondo no queremos hacerlo o nadie sabe por qué lo hacemos?

• ¿Qué malos hábitos hemos detectado en el equipo y que ya es hora de abordar?

• ¿Hay funciones que hemos asumido y que no aportan valor al cliente ni al equipo?

Start. Antes decíamos que lo que más nos gusta en las empresas ágiles es conjugar el verbo improve. Pero el momento que todos estamos esperando es ese de empezar un nuevo proyecto. Inaugurar. Emprender. Innovar. Crear nuevas rutinas que aporten valor porque hay un cambio en el horizonte, un reto que superar o un nuevo objetivo de la organización.

Algunas de las preguntas que nos debemos hacer a la hora de dar un “go”.

• ¿Se nos han asignado nuevas tareas, más presupuesto o se ha ampliado el equipo?

• ¿Qué se espera de nosotros con esos cambios?

• ¿Qué hay de nuevo en el mercado y en el sector que nos reta?

• ¿Se acerca el final de un contrato con un cliente y hay que poner toda la carne en el asador?

La importancia de “no hacer”

Lo tenemos claro: trabajamos por objetivos y los alcanzamos por iniciativas. Cuando hacemos retrospectiva y analizamos los buenos y malos hábitos, nos adentramos en ese concepto tan abstracto, pero tan importante, llamado CULTURA. No está mal de vez en cuando detenernos a pensar en cómo está funcionando la cultura organizacional en nuestra empresa y nuestro equipo y evitar que nos oxidemos.

Uno de los errores más habituales es que nos centramos demasiado en el “hacer”. Y a veces simplemente es necesario “no hacer”. Dedicar un tiempo a la pausa y la reflexión, a buscar el silencio y el equilibrio. Por eso desde re.set recomendamos dedicar tiempo, por ejemplo dos horas a la semana, a lo que llamamos focus time. 

• Individualmente: se trata de alejarnos de nuestro espacio habitual de trabajo, incluso del ordenador y el móvil, con un papel y boli para simplemente reflexionar, pensar e idear cualquier cosa no conectada con el día a día. Hace unas semanas os hablábamos del Walkstorming, leedlo porque hay ideas interesantes. “Dejar de hacer” puede ser el mejor preámbulo de una nueva iniciativa y de una mejora en los procesos. También de ideas innovadoras y hasta disruptivas. 

• De forma colectiva: los buenos y malos hábitos se contagian, ya lo sabemos, pero también se corrigen. Es importante que hablemos abiertamente de nuestras metas laborales y los hábitos que intentamos cambiar. Esto puede crear una red de apoyo y rendición de cuentas. Y tenemos que ser transparentes con el progreso de nuestros nuevos hábitos y pedir feedback a los demás.  Rutinas como compartir la evolución de los objetivos del departamento o equipo, fuera del mismo, lo que llamamos el “Gemba Walk”, es un buen ejercicio de abrirse al resto de la organización y obligarse a presentar la información de cierta forma para poder recibir input concreto y buscar la ayuda necesaria para avanzar.

¿En tu organización hacéis esos stop & go de buenos y malos hábitos o cómo os planteáis ese tipo de revisión periódica? Una de las primeras transformaciones que detectamos en las empresas con las que trabajamos viene impulsada por ese listado de keep, improve, stop & start. ¡Hay que ver cómo se abandonan enseguida las inercias paralizantes!

¿Le damos al botón de start?